Marco Herrera, líder de Transformación Digital en Abogado Digital. Hub de Innovación, para LegalX Podcast, innovación en la gestión legal.

Durante los últimos años hemos acompañado a departamentos legales y despachos que quieren transformarse, innovar y adoptar tecnología. Y si hay una pregunta que se repite una y otra vez es esta: “Ya entendí que tengo que cambiar, pero ¿por dónde empiezo?” Esa es, sin duda, la pregunta del millón.

Nuestra experiencia nos ha demostrado que el error más común es querer empezar por la tecnología. Llegan abogados que ya fueron a congresos, que ya tomaron cursos de Legal Operations, que escucharon hablar de automatización, CLM o inteligencia artificial, y regresan a su organización convencidos de que eso es lo que necesitan. El problema aparece cuando ese entusiasmo choca con la realidad: culturas organizacionales que no están alineadas, equipos que no entienden el cambio o estructuras que simplemente no están preparadas.

Por eso, para nosotros, la transformación digital no empieza con una plataforma ni con una herramienta. Empieza con una medición clara y honesta de dónde estamos parados.

No se puede cambiar lo que no se mide

La transformación digital legal no empieza con tecnología, sino con una medición honesta del estado real del departamento jurídico.

Siempre decimos lo mismo: no podemos transformar aquello que no somos capaces de medir. Antes de hablar de automatización, de LegalTech o de inteligencia artificial, necesitamos una fotografía clara de la situación actual del departamento legal. Todas las direcciones jurídicas o gerencias legales tienen una estructura diferente y saber dónde estoy parado ayuda a definir prioridades.

Parte del modelo LegalX, desarrollado por Abogado Digital, es el diagnóstico de Madurez Digital que tiene el objetivo de darle a los gerentes legales o a las áreas legales el que conozcan cuál es la situación operativa de su organización y entender cuáles son los puntos de dolor. No es lo mismo un departamento de cinco abogados que uno de noventa. No es lo mismo una operación centralizada que una distribuida. Y no es lo mismo querer cambiar por moda que hacerlo por necesidad estratégica.

A partir de ahí hacemos un mapa de ruta: qué tecnología se necesita, qué hay que hacer, cuáles son los pasos más importantes, cuáles son las áreas en donde son más fáciles de iniciar el cambio poco a poco.

Los niveles de madurez digital: entender dónde estás para saber hacia dónde ir

Para ordenar esta conversación, diseñamos un modelo que identifica cinco niveles de madurez digital en las áreas legales que reflejan su evolución operativa y estratégica:

1. Nivel inicial: operación básica, altamente manual y reactiva.
2. Nivel reactivo: primeras acciones de cambio ante presiones internas o externas.
3. Nivel en desarrollo: conciencia de procesos, estructura y necesidad de tecnología.
4. Nivel administrado: cambios implementados y gestionados de forma sistemática.
5. Nivel de mejora continua: operación estandarizada, eficiente y en constante evolución.

El primer nivel es el inicial, donde la operación es básica y predominantemente manual. El segundo es el reactivo, donde empiezan a hacerse cambios porque el trabajo se acumula o porque el negocio empieza a exigir más. El tercer nivel es el que llamamos “en desarrollo”, cuando ya existe una conciencia clara de que se necesitan procesos, estructura y tecnología. El cuarto nivel es el administrado, donde esos cambios ya se implementaron y se gestionan. Y el quinto nivel es el de mejora continua, donde la organización está estandarizada y busca ser cada vez más eficiente.

Lo importante de este modelo es entender que no todas las áreas legales están en el mismo punto ni necesitan lo mismo. Pretender implementar soluciones avanzadas en niveles básicos solo genera frustración, desperdicio de recursos y rechazo interno.

Personas, procesos y plataformas: el orden correcto de la transformación

Sin personas preparadas y procesos claros, cualquier plataforma legal termina amplificando los problemas existentes.

Uno de los errores más frecuentes en la transformación digital legal es comenzar por la tecnología. Algo que tenemos muy claro es que la transformación digital no es un tema tecnológico, es un tema organizacional. Por eso nuestro modelo está basado en tres pilares: personas, procesos y plataformas.

Primero están las personas. Necesitamos entender quiénes integran el equipo legal, cómo trabajan, qué experiencia tienen, cómo se relacionan con la tecnología y qué tan abiertos están al cambio. Si las personas no están convencidas, no importa cuánta tecnología compremos, simplemente no va a funcionar.

Después vienen los procesos. Muchos departamentos legales nacieron como despachos internos y trabajan por funciones, no por servicios. Al abogado le cuesta trabajo verse como un prestador de servicios, pero lo es: servicios de contratos, de litigio, de consultoría, de cumplimiento. Cuando no hay procesos claros, no hay forma de medir eficiencia ni de mejorarla.

Finalmente están las plataformas. La tecnología solo tiene sentido cuando responde a procesos definidos y a personas capacitadas. De lo contrario, se convierte en un problema más dentro de la operación. Parte del diagnóstico es analizar si tienen una estrategia de transformación digital: automatización, análisis de datos, seguimiento de los proyectos, cultura digital. es como sacar una radiografía completa de la del departamento jurídico de la gerencia legal.

Cuando la tecnología se convierte en un obstáculo

Nos hemos encontrado con muchos casos en los que se compró tecnología esperando que fuera una solución mágica. Plataformas que se implementaron sin capacitación, sin responsables claros o sin una estrategia de cambio. El resultado suele ser el mismo: resistencia del equipo, subutilización de la herramienta y una percepción general de que “la tecnología no sirve”.

Incluso hemos visto casos en los que la tecnología empeoró la operación. Áreas legales que pasaron meses intentando implementar un sistema sin haber trabajado antes con su gente ni con sus procesos. La tecnología, en esos casos, no resolvió nada; solo hizo más evidente el desorden existente.

Hoy todo el mundo quiere hablar de inteligencia artificial. Pero si un departamento legal tiene un nivel bajo de madurez digital, la inteligencia artificial se va a usar como un buscador sofisticado, no como una herramienta estratégica.

Para aprovecharla de verdad necesitamos datos estructurados, procesos claros y documentos bien diseñados. De lo contrario, la IA no va a entregar valor real. La madurez digital es el requisito previo para cualquier adopción tecnológica avanzada.

La madurez digital es la base para usar inteligencia artificial con impacto real y no solo como una moda pasajera.

El tiempo y la gestión del cambio

La transformación digital no sucede en un mes ni en seis meses. Es un proceso que puede tomar uno o dos años. Y eso asusta. Pero lo que realmente debería preocuparnos es no hacer nada y seguir acumulando trabajo, frustración y desgaste.

La gestión del cambio es fundamental. Estamos hablando de nuevas capacidades, nuevos roles y nuevas formas de trabajar. No se trata de cargarle más trabajo al abogado, sino de construir equipos y estructuras que permitan que el abogado haga mejor su trabajo.

El diagnóstico de madurez digital también permite entender por qué se trabaja tanto y dónde se pierde eficiencia. Cuando logramos sistematizar y automatizar, los beneficios se vuelven evidentes: menos horas de trabajo, menos estrés y mayor claridad. Es en ese momento cuando incluso los más resistentes empiezan a ver el valor del cambio.

Avanzar sin miedo y con claridad

Hay que entender que la compañía tiene grandes procesos en donde el departamento legal es parte de ese proceso y hay veces están desconectados. Entonces, en estos diagnósticos también nos sentamos a hablar con la gente de procesos de la empresa, nos sentamos a hablar con la gente de tecnologías, de la información, con la gente de compras porque son los que generan, por ejemplo, contratos.

Hacer un diagnóstico de madurez digital es una herramienta para tomar mejores decisiones. No obliga a resolver todo de inmediato, sino a identificar prioridades y avanzar paso a paso. Como ya se mencionó, muchas veces el problema no es tecnológico, sino organizacional. Reordenar procesos, redefinir roles o alinear al área legal con otras áreas del negocio puede generar más impacto que comprar una nueva plataforma.

Transformar no significa que antes se hacía todo mal. Significa que el contexto cambió y que lo que nos llevó del punto A al punto B no necesariamente nos va a llevar del punto B al punto C. Medir dónde estamos es el primer paso para construir una operación legal más eficiente, más humana y más alineada con el negocio. Nosotros ayudamos a construir los cimientos de un nuevo edificio legal, incluso entender las cargas de trabajo de los abogados y hablando de eficiencia, estás hablando de eficiencia humana, eficiencia administrativa, eficiencia financiera.

Normalmente, cuando uno hace planeación estratégica y reorganización de las áreas, en las organizaciones, lo que se entiende como problema realmente es la consecuencia. Y lo que nosotros hacemos a través de este diagnóstico de Madurez Digital es buscar la raíz de los problemas, para tener una vida más eficiente, laboral, incluso, personal.